Projectsecretaris Rondweg Lelystad – Maandag – Lelystad

Maandag

Over de functie

Voor de bereikbaarheid van Lelystad wordt er aan de zuidkant van de stad een aantal projecten gerealiseerd door de provincie Flevoland. Door het IPM-team van de afdeling Infra is de planvoorbereiding met planologische procedure opgestart voor de Rondweg Lelystad Zuid (2×2) om de bereikbaarheid van de stad te verbeteren en de ontsluiting van het Nationaal Park Nieuw Land via de Laan van Nieuw Land en de Verlengde Westerdreef. Een project met veel stakeholders en belangen in een complex gebied waar functies voor mobiliteit, wonen, recreëren, natuur en bijvoorbeeld duurzaamheid geïntegreerd moeten worden. Dit project wordt voorbereid met de gemeente Lelystad.

Tevens wordt binnen hetzelfde projectteam gewerkt aan de planvoorbereiding voor de aanleg van een snelfietspad van Almere naar Lelystad. Dit vindt plaats in samenspraak met andere gebiedspartijen zoals bijvoorbeeld het Nationaal Park en de gemeentes Almere en Lelystad. Dat betekent dat provincie Flevoland op zoek is voor 6 maanden (met een optie tot 3 keer een verlenging tot uiterlijk 31-12-2024) naar een projectsecretaris voor in totaal 24 uur per week en op basis van 23 weken per 6 maanden. Belangrijke uitdaging in het programma is dat er verschillende projecten tegelijkertijd lopen die onderling in fasering verschillen en die elk specifieke aandachtspunten voor de werkzaamheden van de projectsecretaris hebben.

Als projectsecretaris zorg je binnen het IPM-team ervoor dat het projectteam en meer specifiek de projectmanager “in control” blijft en het overzicht behoudt. Je bent verantwoordelijk voor het voorbereiden van bestuurlijke nota’s en besluiten en bewaakt bijvoorbeeld ook de termijnen en besluiten binnen de projectinkoop. Daarnaast ondersteun je de projectteam leden bij het opstellen van inhoudelijke plannen en presentaties en archiveer je nota’s en besluiten in eDocs. Hiervoor initieer je – binnen de provinciale kaders – een aanpak die garandeert dat jij en je team op tijd de gevraagde stukken opleveren, bestuurlijke overleggen zijn voorbereid en de deelnemers beschikken over actuele gegevens. Kortom onder jou leiding wordt het team niet verrast. Met het provinciale KMS als leidraad zorg je tevens voor het doorlopen van de benodigde stappen per projectfase en bewaak je de productkwaliteit. Deze functie wordt initieel uitgevraagd op basis van 24 uur per week en 19 weken.

Ook zorg je voor het bijhouden van de benodigde project- en capaciteitsoverzichten en ben je het eerste aanspreekpunt voor zaken rond de ondersteuning binnen je team en ben je daarmee een belangrijke sparringpartner voor de projectmanager en andere projectteamleden. Vooral de beheersbaarheid van en daarmee het overzicht over het totale pakket van taken en verantwoordelijkheden is een belangrijk aandachtspunt voor de projectsecretaris.

Werkzaamheden van de projectsecretaris zijn concreet:

Secretariële ondersteuning van alle communicatie, afspraken en processen.

Opzetten, plannen en organiseren van bestuurlijke en externe overleggen.

Notuleren van bestuurlijke en externe overleggen.

Inhoudelijke ondersteuning van de projectmanager en projectteamleden.

Opzetten en begeleiden van inhoudelijke plannen.

Organiseren van bijeenkomsten met omwonenden en stakeholders.

Opzetten, bijhouden en bewaken van termijnen van toetsformulieren van stukken die intern of extern getoetst worden.

Aanspreekpunt voor de projectorganisatie, lijnorganisatie en de provinciale organisatie.

Deze werkzaamheden zijn indicatief, maar niet uitputtend.

Functie eisen

Je hebt minimaal een afgeronde HBO opleiding

Je hebt werkervaring opgedaan in een soortgelijke rol bij een lokale overheid

Over het bedrijf

null

Solliciteer

Herken jij jezelf in dit profiel? En lijkt werken bij Maandag je een mooie stap? Solliciteer dan meteen. Wie weet ziet jouw maandag er binnenkort dan net zo tof uit als die van ons.

Lees hier meer…

Om op deze vacature te solliciteren bezoek je nl.whatjobs.com.